Phân công nhiệm vụ công tác của lãnh đạo, chuyên viên phòng Quản lý đào tạo sau đại học
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học được ban hành theo Quyết định số 1047/QĐ-ĐHHĐ ngày 20/7/2020 của Hiệu trưởng Trường ĐH Hồng Đức;
Căn cứ tình hình thực tế của phòng Quản lý đào tạo Sau đại học; Trưởng phòng phân công nhiệm vụ của lãnh đạo và chuyên viên như sau:
I. LÃNH ĐẠO PHÒNG: 02
1. PGS. TS. Lương Thị Kim Phượng - Trưởng phòng
a) Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong công tác mở ngành, tuyển sinh, quản lý và tổ chức thực hiện công tác đào tạo sau đại học, cụ thể như sau:
- Công tác chuyên môn, quản lý đào tạo sau đại học.
- Công tác tuyển sinh sau đại học.
- Công tác mở mới chuyên ngành đào tạo sau đại học.
- Công tác xét công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ, tiến sĩ.
b) Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về lãnh đạo, quản lý toàn diện, mọi hoạt động của Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học; trực tiếp chỉ đạo, phụ trách các lĩnh vực sau:
- Công tác tổ chức - cán bộ, phân công nhiệm vụ trong đơn vị
- Công tác thi đua - khen thưởng, tư tưởng - chính trị của đơn vị.
- Công tác chuyên môn, quản lý đào tạo.
- Công tác ISO, đảm bảo chất lượng của đơn vị.
2. TS. Lê Thanh Thủy - Phó Trưởng phòng
Giúp Trưởng phòng phụ trách một số lĩnh vực công tác chuyên môn của đơn vị như sau:
- Công tác tuyển sinh: Tham mưu xây dựng, triển khai kế hoạch tuyên truyền sau đại học và tổ chức tuyển sinh sau đại học; tham gia triển khai Đề án mở mới các chuyên ngành đào tạo sau đại học.
- Công tác quản lý đào tạo và phát triển chương trình đào tạo:
+ Tổ chức, triển khai xây dựng các văn bản, quy định về công tác đào tạo sau đại học; xây dựng các báo cáo cấp trên theo định kỳ và đột xuất.
+ Chỉ đạo, giám sát việc triển khai xây dựng, cập nhật, chỉnh sửa chương trình đào tạo, đề cương chi tiết học phần, danh mục tài liệu tham khảo bậc đào tạo trình độ thạc sĩ và tiến sĩ.
+ Phụ trách công tác thực hành thực tập và duyệt kế hoạch kinh phí thực hành, thực tập cho các chuyên ngành đào tạo thạc sĩ.
+ Ký xác nhận giải quyết đề nghị/yêu cầu của người học và Giấy xác nhận kiểm tra luận văn, luận án trước khi nộp lưu chiểu về Thư viện trường.
+ Phụ trách hợp tác quốc tế, khoa học - công nghệ của đơn vị.
+ Chỉ đạo việc theo dõi, giám sát nền nếp dạy học sau đại học.
+ Chỉ đạo công tác triển khai tổ chức Lễ khai giảng và trao bằng sau đại học.
+ Phụ trách xây dựng và quản lý website của đơn vị.
+ Phụ trách quản lý các chuyên ngành đào tạo trình độ tiến sĩ; quản lý trình độ thạc sĩ các chuyên ngành của Khoa Khoa học Tự nhiên (08 chuyên ngành), Khoa Kỹ thuật - Công nghệ (01 chuyên ngành), Khoa Nông - Lâm - Ngư nghiệp (01 chuyên ngành).
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
II. CHUYÊN VIÊN: 05
1. ThS. Trịnh Thị Huyền - Chuyên viên
- Trực tiếp tham mưu triển khai công tác cập nhật, xây dựng, điều chỉnh CTĐT, ĐCCTHP, chuyên đề…trong đào tạo trình độ thạc sĩ/tiến sĩ.
- Tham gia chuẩn bị thủ tục, hồ sơ về mở mới các chuyên ngành đào tạo sau đại học.
- Trực tiếp phụ trách theo dõi, quản lý các lớp cao học chuyên ngành: Toán giải tích, Phương pháp Toán sơ cấp, Đại số và Lý thuyết số, Hóa hữu cơ; Động vật học và Thực vật học, Vật lý lý thuyết, Vật lý chất rắn (bao gồm các công việc: xếp thời khóa biểu trên phần mềm, ban hành thời khóa biểu, theo dõi nền nếp, hợp đồng thỉnh giảng, phê duyệt tên đề tài và người hướng luận văn, QĐ thành lập hội đồng đánh giá luận văn, hồ sơ xét tốt nghiệp, in Phụ lục văn bằng; phê duyệt danh mục tài liệu dạy học…).
- Tham mưu kế hoạch tổ chức Hội nghị giao ban công tác đào tạo sau đại học.
- Theo dõi hoạt động NCKH, đăng báo khoa học trong và ngoài nước, tổng hợp báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, đăng báo khoa học của CBVC-LĐ của phòng.
- Tham gia phục vụ công tác đánh giá ngoài CTĐT thạc sĩ được giao theo dõi, quản lý.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công, điều động.
2. ThS. Đinh Thị Thùy Dung - Chuyên viên
- Trực tiếp chủ trì, tham mưu cho Trưởng phòng về công tác tuyển sinh đào tạo trình độ tiến sĩ: thông báo tuyển sinh; phụ trách thu hồ sơ tuyển sinh và nhập dữ liệu; kiểm duyệt hồ sơ đăng ký dự thi của thí sinh; xây dựng kế hoạch kinh phí; các thủ tục, hồ sơ tổ chức xét tuyển và thi tuyển; chuẩn bị hồ sơ họp hội đồng tuyển sinh; tham mưu các quyết định trúng tuyển, quyết định công nhận nghiên cứu sinh; xây dựng kế hoạch toàn khóa….
- Chủ trì, tham mưu cho Trưởng phòng về công tác tuyển sinh và theo dõi, quản lý đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh doanh liên kết với Trường Đại học Khoa học ứng dụng Anhalt (CHLB Đức).
- Phụ trách theo dõi, quản lý các lớp cao học chuyên ngành: Kế toán, Quản trị kinh doanh, Quản lý kinh tế (bao gồm các công việc: xếp thời khóa biểu trên phần mềm, ban hành thời khóa biểu, theo dõi nền nếp, hợp đồng thỉnh giảng, phê duyệt tên đề tài và người hướng luận văn, QĐ thành lập hội đồng đánh giá luận văn, hồ sơ xét tốt nghiệp, in Phụ lục văn bằng; phê duyệt danh mục tài liệu dạy học …).
- Phụ trách theo dõi, quản lý các chuyên ngành đào tạo trình độ tiến sĩ (ban hành thời khóa biểu, thủ tục đánh giá chuyên đề, luận án, xét tốt nghiệp và cấp bằng…).
- Tham gia phục vụ công tác đánh giá ngoài CTĐT thạc sĩ, tiến sĩ được giao theo dõi, quản lý.
- Phụ trách thủ quỹ; công tác hành chính của phòng; thanh toán các kinh phí khoán của đơn vị như Văn phòng phẩm, Văn - Thể - Mỹ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công, điều động.
3. ThS. Đỗ Mạnh Hải - Chuyên viên
- Trực tiếp chủ trì, tham mưu cho Trưởng phòng về công tác tuyển sinh đào tạo trình độ thạc sĩ: thông báo tuyển sinh; phụ trách thu hồ sơ tuyển sinh và nhập dữ liệu; kiểm duyệt hồ sơ đăng ký dự thi của thí sinh; xây dựng kế hoạch kinh phí; các thủ tục, hồ sơ tổ chức xét tuyển và thi tuyển; chuẩn bị hồ sơ họp hội đồng tuyển sinh; tham mưu các quyết định trúng tuyển, quyết định công nhận học viên; xây dựng kế hoạch toàn khóa…
- Phối hợp tham gia công tác rà soát, điều chỉnh, cập nhật chương trình đào tạo, đề cương chi tiết học phần của các chuyên ngành đào tạo trình độ thạc sĩ.
- Chịu trách nhiệm tham mưu, soạn thảo Báo cáo tháng định kỳ, Báo cáo tháng gửi Ban Giám hiệu; tiếp nhận công văn đến hằng ngày.
- Là cán bộ kiểm soát tài liệu ISO của đơn vị, tham mưu hồ sơ và báo cáo liên quan đến công tác ISO của đơn vị.
- Tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai công tác đảm bảo chất lượng của đơn vị và thực hiện các báo cáo đảm bảo chất lượng, tập hợp hồ sơ minh chứng theo Kế hoạch chung của Nhà trường hằng năm.
- Phụ trách theo dõi, quản lý các lớp cao học chuyên ngành: Quản lý giáo dục theo định hướng ứng dụng và định hướng nghiên cứu (bao gồm các công việc: xếp thời khóa biểu trên phần mềm, ban hành thời khóa biểu, theo dõi nền nếp, hợp đồng thỉnh giảng, phê duyệt tên đề tài và người hướng luận văn, QĐ thành lập hội đồng đánh giá luận văn, hồ sơ xét tốt nghiệp, in Phụ lục văn bằng; phê duyệt danh mục tài liệu dạy học…).
- Tổng hợp số liệu về tuyển sinh, tốt nghiệp sau đại học và cung cấp cho các đơn vị khi có yêu cầu.
- Tham gia phục vụ công tác đánh giá ngoài CTĐT thạc sĩ được giao theo dõi, quản lý; và các đề án mở mới chuyên ngành đào tạo thạc sĩ được phân công quản lý.
- Xây dựng dự thảo Kế hoạch kinh phí và khối lượng công việc năm học của đơn vị.
- Tham mưu hồ sơ các hội nghị tổng kết và hồ sơ thi đua - khen thưởng của đơn vị.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công, điều động.
4. ThS. Nguyễn Thế Lợi - Chuyên viên
- Trực tiếp chủ trì, phụ trách quản trị phần mềm quản lý đào tạo, phần mềm giảng dạy trực tuyến MLS, phần mềm kiểm tra đạo văn; cập nhật kịp thời hệ thống dữ liệu học viên, nghiên cứu sinh, chương trình đào tạo và các dữ liệu liên quan đến đào tạo sau đại học....; quản lý và phân quyền nhập điểm điều kiện dự thi cho giảng viên giảng dạy các học phần sau đại học; hỗ trợ các chuyên viên về kỹ thuật trong quá trình sử dụng phần mềm và xếp thời khóa biểu.
- Trực tiếp phụ trách theo dõi, quản lý các lớp cao học chuyên ngành: Văn học Việt Nam, Ngôn ngữ VN, Lịch sử VN, LL&PPDHBM Văn Tiếng Việt; Địa lý học (bao gồm các công việc: xếp thời khóa biểu trên phần mềm, ban hành thời khóa biểu, theo dõi nền nếp, hợp đồng thỉnh giảng, phê duyệt tên đề tài và người hướng luận văn, QĐ thành lập hội đồng đánh giá luận văn, hồ sơ xét tốt nghiệp, in Phụ lục văn bằng; phê duyệt danh mục tài liệu dạy học…).
- Phối hợp trong theo dõi, quản lý các lớp cao học chuyên ngành: Toán giải tích, Phương pháp Toán sơ cấp, Đại số và Lý thuyết số, Hóa hữu cơ; Động vật học và Thực vật học, Vật lý lý thuyết, Vật lý chất rắn.
- Rà soát, cập nhật kịp thời dữ liệu liên quan đến công tác chuyên môn của phòng lên Website đơn vị; phụ trách cập nhật cơ sở dữ liệu đào tạo của Bộ GD&ĐT.
- Phụ trách việc sắp xếp, quản lý kho lưu trữ của đơn vị.
- Hỗ trợ công tác tuyển sinh: In danh sách phòng thi, gửi Giấy báo nhập học; ban hành thời khóa biểu Triết và Tiếng Anh đầu khóa;
- Tham gia phục vụ công tác đánh giá ngoài CTĐT thạc sĩ được giao theo dõi, quản lý.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công, điều động.
5. ThS. Nguyễn Tất Đạt - Chuyên viên
- Phụ trách theo dõi, quản lý các lớp cao học chuyên ngành: Khoa học cây trồng, Khoa học máy tính, Kỹ thuật xây dựng (bao gồm các công việc: xếp thời khóa biểu trên phần mềm, ban hành thời khóa biểu, theo dõi nền nếp, hợp đồng thỉnh giảng, phê duyệt tên đề tài và người hướng luận văn, QĐ thành lập hội đồng đánh giá luận văn, hồ sơ xét tốt nghiệp, Phụ lục văn bằng; phê duyệt danh mục tài liệu dạy học…).
- Tham mưu tổ chức học và thi bổ sung kiến thức đầu vào tuyển sinh thạc sĩ.
- Hỗ trợ công tác thu hồ sơ tuyển sinh thạc sĩ, xây dựng kế hoạch tiếp sinh; xét miễn môn đầu khóa; quyết định chuẩn y ban cán sự lớp.
- Tham gia phục vụ công tác đánh giá ngoài CTĐT thạc sĩ được giao theo dõi, quản lý.
- Tham mưu kế hoạch tổ chức lễ khai giảng và trao bằng sau đại học.
- Phụ trách công đoàn phòng, công tác Văn - Thể - Mỹ của đơn vị.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công, điều động.
6. Nhiệm vụ chung của các chuyên viên:
- Theo dõi nền nếp dạy học của các chuyên ngành được giao phụ trách, báo cáo lãnh đạo phòng hằng tháng.
- Theo dõi hoạt động sinh hoạt chuyên môn học thuật, nghiên cứu khoa học của học viên cao học, NCS với bộ môn, khoa đào tạo theo các chuyên ngành được phân công.
- Thực hiện các loại công văn, báo cáo triển khai các công việc liên quan đến nhiệm vụ được phân công và báo cáo đột xuất khi được Trưởng phòng phân công.
- Phụ trách thanh toán kinh phí các công việc theo nhiệm vụ được phân công và thanh toán các kế hoạch kinh phí đột xuất theo phân công của Trưởng phòng.
- Hỗ trợ thu hồ sơ tuyển sinh khi chuyên viên phụ trách vắng mặt.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Lãnh đạo và chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được phân công, xây dựng kế hoạch triển khai công việc cho từng tuần, từng tháng; báo cáo Trưởng phòng kết quả thực hiện nhiệm vụ (theo mẫu) trước ngày 24 hằng tháng, đây là cơ sở để xếp loại cán bộ, viên chức hàng tháng và tổng hợp số liệu đưa vào báo cáo tháng của đơn vị.
2. Văn bản lấy số Nhà trường khi phát hành photo thêm 01 bản có đóng dấu chuyển cho đ/c Đỗ Mạnh Hải lưu hồ sơ minh chứng ISO; hồ sơ công việc liên quan đến chuyên môn của mỗi chuyên viên phải chịu trách nhiệm lưu giữ và nộp về lưu trữ khi Nhà trường yêu cầu.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo Trưởng phòng để xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.
